10 küsimust juhatusele enne koostöö alustamist

Viimastel aastatel kuuleme pea igapäevaselt uusi lugusid sellest, kuidas küberpätid petavad inimestelt välja suuri summasid. Oluline on mõista, et ohvriks ei lange mitte ainult vanemaealised või finantsteadmisteta inimesed. Petetakse ettevõtjaid, juhatuse liikmeid, spetsialiste – kõiki, kelle tegevus on interneti ja digidokumentidega seotud.

See võib juhtuda igaühega meist, olenemata kogemusest või teadmiste tasemest. Just seetõttu on ülioluline, et sa ei jätaks kurjategijatele ühtegi võimalust. Üks olulisemaid samme selleks on õige raamatupidamisteenuse pakkuja valimine ja kindlus, et sinu ettevõtte andmed, pangalingid, makseõigused ja ligipääsud oleks targalt korraldatud ja kaitstud.

Raamatupidamine ei koosne ammu enam ainult deklaratsioonide ja aruannete esitamisest. Tänapäeval vajab ettevõtja usaldusväärset raamatupidajat – professionaalset partnerit, kes hoiab rahaasjad süsteemselt korras, loob selge finantsülevaate ning töötab koos turvaliste süsteemidega, et sinu ettevõtte andmed ja ligipääsuõigused oleksid kaitstud ja kontrollitud.

Allpool on 10 kriitilist küsimust, mida juhatuse liige peab endalt küsima, enne kui ta usaldab oma ettevõtte numbrid raamatupidaja hoolde.

1. Kuidas tagatakse ettevõtte raamatupidamise andmete turvalisus?

Raamatupidamises käsitletakse kõige tundlikumaid andmeid: pangaliiklus, töötasud, lepingud, maksud, isikuandmed jne

Enne teenusepakkuja valimist tasub uurida, kuidas büroo on lahendanud andmeturvalisuse küsimused. Olulised teemad, millele tähelepanu pöörata:

• Kas kõik kasutatavad süsteemid on kahefaktorilise autentimisega?
• Kuidas on lahendatud dokumentide krüpteeritud hoiustamine?
• Kas iga töötaja tegevus on logitud ja jälgitav?
• Kas töötaja ligipääsud kustutakse koheselt, kui koostöö lõppeb jne

Kui andmeturvalisus on nõrk, ei ole oluline, kui pädev raamatupidaja muudes asjades on – risk raha kaotada jääb alles.

2. Millised küberturbe praktikad on kasutusel, et vältida pettusi?

Küberpätid sihivad ettevõtteid just läbi raamatupidamise: vale IBAN, libaarved, võltsitud arved töötajate nimel, vale tarnija jne

Kohusetundlik raamatupidaja kontrollib:

• Tarnija konto muutusi teises kanalis;
• E-arve operaatorite usaldusväärsust;
• Kahtlasi arveid enne kinnitamist;
• Maksekorralduste muutusi jne

See on turvalise raamatupidamise kohustuslik osa, mitte valikuline “boonus”

3. Kuidas korraldatakse maksete tasumine pangas?

Üks olulisemaid otsuseid juhatuse jaoks on see, et millised õigused anda raamatupidajale pangas. Vale õiguste seadistus võib avada uksed pettustele või vigastele maksetele, mistõttu peab juhatus sellele teadlikult lähenema.

Turvalisem lahendus: raamatupidajal on 0% makseõigus

Kõige turvalisem mudel on kui raamatupidaja sisestab maksed, kuid ei saa neid kinnitada.

• Raamatupidaja sisestab makse;
• Juhatuse liige või keegi teine vastutav isik, kinnitab

See lahendus vähendab pettuseriski ja tagab, et juhatusel on alati täielik kontroll maksete kinnitamise üle aga samas tagab maksete õigeaegse tasumise.

Erandjuht: kui raamatupidamisbüroo peab makseid kinnitama

Mõnes ettevõttes võib töökorraldus või rahvusvaheline ajakava nõuda seda, et raamatupidajad kinnitavad makseid juhatuse asemel.

Sellisel juhul EI TOHI makseõigus olla kunagi ühel raamatupidajal.

Turvaline lahendus:

• Makseid saavad kinnitada vähemalt kaks raamatupidajat ühiselt;
• Kinnitamine on seotud 50%/50% põhimõttel;
• Mõlemad peavad kinnitama eraldi.

See loob neljasilmaprintsiibi ka raamatupidamisbüroos sees.

Oluline on meeles pidada, et juhatuse liige vastutab alati ise raamatupidajale antud pangakonto õiguste eest. Raamatupidajad ei saa endale makseõigusi lisada ega neid muuta. Samuti ei saa raamatupidamisbüroo kontrollida ega hallata õigusi, mida ettevõtete juhatus pankades raamatupidajatele määrab – see tõttu ei saa raamatupidamisbüroo ka raamatupidajatele antud õiguste eest vastutada

4. Kuidas hallatakse ligipääsuõigusi?

Ligipääsuõiguste haldamine on üks olulisemaid turvalisuse elemente. Oluline on, et teenuse pakkuja ettevõttes oleks alati selge ülevaade:

• Kes näeb kliendi ettevõtte andmeid;
• Mida täpselt tal on õigus vaadata või muuta;
• Milleks neid õigusi kasutatakse;
• Kuidas õigusi muudetakse (lisamine, eemaldamine, rollid jne.)
• Kas õigused on ajakohased või tuleks neid kitsendada.

Hea praktika on anda töötajatele ainult need õigused, mis on nende tööks hädavajalikud. Mida vähem üleliigseid õigusi, seda väiksem risk vigadeks ja turvaprobleemideks.

5. Kuidas hoitakse dokumente ja kas varukoopiad on tagatud?

Dokumentide kadumine, rikkumine või sunniraha nõudvad ründed on realistlikud ohud.

Oluline on, et raamatupidamisteenuse pakkuja on korraldanud enda süsteemis:

• Automaatsed varukoopiad;
• Turvaline pilvekeskkond s.t. koht, kus sinu ettevõtte dokumendid on kaitstud, varundatud ja kontrollitud, nii, et need ei saa kaduda, lekkida ega sattuda valedesse kätesse;
• Taastamisvõime kriisiolukorras;
• Selge reeglistik dokumentide jagamiseks.

Raamatupidamine ei ole mapp riiulis – see on süsteem, mis peab vastu pidama ka kriisiolukorras.

6. Kas raamatupidamisbürool on toimiv sise – ja kvaliteedikontroll?

Sisekontroll näitab raamatupidamisbüroo professionaalset taset. Tugevad kontrollimehhansimid tagavad, et töö ei sõltu ainult ühest raamatupidajast ning, et klient saab ühtlase ja korrektselt kontrollitud teenuse. Juhatuse liikmena on oluline hinnata, milline on büroo sisemine töökorraldus ja kas selle kvaliteet vastab teie ettevõtte vajadustele

Allpool on peamised elemendid, mille olemasolu büroos tasub kontrollida:

• Neljasilmaprintsiip büroo sees – majandusaasta aruanded s.h.saldode js sisu õigsuse kontroll – läbib enne esitamist teise töötaja/siseaudiitori ülevaatuse? See välistab inimlikud vead ja tagab järjepidevuse.

• Ühtne teenuseprotsess – professionaalses büroos ei sõltu töö ühe inimese tavast. Kas bürool on selged tööjuhendid ja standardid, mida kõik raamatupidajad järgivad? See tagab ühtse kvaliteedi ja töö järjepidevuse ka siis, kui raamatupidaja vahetub või on töölt eemal ja teda asendatakse.

See annab juhatusele kindlustunde, et raamatupidamist kontrollitakse järjepidevalt ja süsteemselt ning võimalikud vead avastatakse varakult.

7. Kas suhtlus on kiire, selge ja proaktiive?

Raamatupidamise kvaliteet sõltub suurel määral sellest, kui hästi ja kiiresti raamatupidamisbüroo suhtleb. Selge ja operatiivne suhtlus vähendab riske, väldib arusaamatusi ning annab juhatusele kindlustunde, et olulised küsimused ei jää tähelepanuta.

Ettevõtja saab juba enne teenuse valimist hinnata suhtluskvaliteeti järgnevalt:

• Kuidas büroo vastab päringutele?
  • Kas vastus tuleb 1 – 2 tööpäeva jooksul?
  • Kas see on selge, konkreetne ja sisuline?
• Kas küsimustele vastab professionaal, mitte juhuslik klienditugu?

Esimene kontakt näitab tihti ära kogu edasise suhtlusstiili

• Kas büroo küsib ise täpsustavaid küsimusi?

Proaktiivne büroo ei vasta ainult “jah”/ei”, vaid:

• Märgib ära võimalikud riskid;
• Küsib lisainfot;
• Pakub lahendusi

See näitab, et nad ei tee tööd ainult tagantjärgi, vaid toetavad ettevõtjat ka otsuste tegemisel.

• Kas büroo hoiatab varakult muudatustest ja tähtaegadest?

Enne lepingu sõlmimist küsi konkreetselt:

• Kuidas te mind teavitate, kui seadustes muutub midagi olulist?
• Kuidas te suhtlete, kui tähtajad lähenevad?
• Kuidas toimub info jagamine?

Professionaalne büroo suudab seda kohe selgitada

• Kas bürool on selge suhtluskanal ja vastutav kontaktisik?

Ettevõtja peab teadma:

• Kelle poole pöörduda;
• Mis kanalit kasutatakse (e-post, süsteem, portaal jne)
• Kui pikad on reageerimisajad

Hea büroo ei reageeri probleemidele tagantjärele, vaid teavitab olulisest aegsasti ning büroo raamatupidajad toetavad juhatust igapäevases finantsjuhtimises.

8. Kas raamatupidaja aitab kaasa ettevõtte kasvule, mitte ei esita ainult aruandeid?

Hea partner:

• Pakub süsteemseid parandusi;
• Aitab automatiseerida;
• Annab soovitusi raahvoogudele;
• Tuvastab riskid enne, kui need probleemiks muutuvad.

Raamatupidamine ei ole kulurida see on ettevõtte osa juhtimisüsteemist.

9. Kas kasutatakse kaasaegseid tööriistu?

Kaasaegne raamatupidamine hõlmab:

• e-arve automaatikat,
• ostuarvete digitaalse lugemise lahendusi,
• maksete automaatset kooskõlastamist,
• reaalajas aruandlust,
• digiallkirjade ja õiguste haldust jne

Mida vähem käsitööd, seda vähem vigu. Mida vähem vigu, seda turvalisem teenus.

10. Milline on teenuse hinnastamise loogika?

Odavaim teenus ei ole kunagi turvalisim.
Oluline on, et hind sisaldaks peale profesionaalse raamatupidamise teostamist veel:

• Andmeturvalisust;
• Sisekontrolli;
• Raamatupidamistarkvara;
• Kiiret ja professionaalset suhtlust;
• Erialast kogemust ja vastuttustunnet jne

Hind peab peegeldama seda, et sinu ettevõtte raamatupidamist teostatakse professionaalselt ning sinu andmeid ja raha kaitstakse.

Kokkuvõte

Küberpettused, andmelekked ei ole enam haruldased erandid — need on igapäevased riskid, mis võivad mõjutada iga ettevõtet.
Sinu parim kaitse nende vastu ei ole õnn, vaid läbimõeldud ja turvaline raamatupidamisteenus.

Professionaalne raamatupidamisbüroo ei tegele ainult raamatupidamise tegemise ja aruannete esitamisega.
Turvaline teenus tähendab, et raamatupidamist tehakse kontrollitud protsessidega, turvalistes süsteemides, selgete rollidega ja läbipaistva töökorraldusega, kus iga samm on kaitstud nii tehniliselt kui ka sisuliselt.

Õige teenusepakkuja aitab juhatusel luua finantskeskkonna, kus:

• andmed on turvaliselt hallatud,
• ligipääsud on läbimõeldud,
• maksed on kontrollitud,
• protsessid on ühtsed ja auditikindlad,
• ja kogu raamatupidamine toetab ettevõtte stabiilsust ja kasvu jne.

Kui soovid kindlust, et su ettevõtte finantsandmed on kaitstud ja teenus toimib professionaalselt ning süsteemselt, siis arutame koos, milline lahendus vastab sinu vajadustele kõige paremini.

Võta meiega ühendust — aitame sul teha turvalise ja teadliku valiku, mis toetab sinu ettevõtte rahuliku ja kindla toimimise.