Kodukontori kulude hüvitamine – mida saab tööandja maksuvabalt hüvitada?

Kodus töötamisega kaasnevad sageli kulud, mida töötaja tavapäraselt ise kannab – näiteks elekter, küte või internet. Kui kodu kasutatakse töö tegemiseks, võib tööandja tööga seotud osa nendest kuludest hüvitada.

Oluline on, et hüvitatav kulu oleks tööga seotud, dokumentaalselt tõendatud ning selle tööalane osakaal põhjendatud.

Milliseid kodukontori kulusid saab hüvitada?

Kodukontoris töötamisega võivad olla seotud näiteks:

• elekter;

• küte;

• vesi ja kanalisatsioon;

• internet ja muud sideteenused;

• tööks vajalikud kontoritarbed;

• tööks vajalik mööbel ja töövahendid.

Kõiki koduga seotud kulusid ei saa siiski automaatselt ettevõtlusega seotuks lugeda. Maksuvabalt saab hüvitada ainult selle osa kulust, mis on seotud töö tegemisega.

Näiteks korteriühistu arvel olevat remondilaenu makset ei saa töötajale kodukontori kuluna maksuvabalt hüvitada.

Kuidas määrata tööga seotud kulude osakaal?

Kõigile sobivat kindlat protsenti ei ole. Kasutatav proportsioon peab olema mõistlik ja põhjendatav.

Ruumiga seotud kulude puhul võib üheks lähtekohaks olla kodukontorina kasutatava pinna osakaal kogu eluruumist.

Näiteks kui 100 m² suurusest kodust kasutatakse tööruumina 20 m², võib ruumiga seotud kulude hindamisel olla lähtekohaks 20%.

See ei tähenda aga, et kõigist koduga seotud arvetest võiks automaatselt 20% hüvitada. Erinevate kulude seost tööga tuleb hinnata eraldi. Näiteks interneti, elektri ja vee kasutamise tööalane osakaal ei pruugi olla ühesugune.

Kulud peavad olema tõendatud

Maksuvabalt hüvitatavad kodukontori kulud peavad olema dokumentaalselt tõendatud.

Praktikas tasub kirjalikult kokku leppida:

• milliseid kodukontori kulusid hüvitatakse;

• millise põhimõtte järgi leitakse tööga seotud osa;

• milliseid dokumente kasutatakse hüvitamise alusena.

Selge kokkulepe ja järjepidev arvestus aitavad vajadusel põhjendada, kuidas hüvitatava summa suurus kujunes.

Kas tööandja võib kodukontorisse töövahendid osta?

Jah. Tööandja võib töötamiseks vajalikud vahendid ise soetada.

Nendeks võivad olla näiteks:

• arvuti ja monitor;

• klaviatuur ja hiir;

• töölaud;

• töötool;

• muud töö tegemiseks vajalikud vahendid.

Oluline on, et tööandja kulul soetatud vara oleks seotud tööülesannete täitmisega.

Kui tööandjale kuuluv vara jääb pärast kodukontoris töötamise lõppemist töötajale, tuleb eraldi hinnata selle üleandmisega kaasnevaid maksumõjusid.

Kas kodukontori eest võib maksta üüri?

Kodukontori kulude hüvitamine ja töötajale üüri maksmine on kaks erinevat asja.

Kui hüvitatakse dokumentidega tõendatud tööga seotud kulusid põhjendatud ulatuses, ei ole tegemist töötaja maksustatava tuluga.

Kui ettevõte aga üürib töötajalt või juhatuse liikmelt osa tema eluruumist, on tegemist üürisuhtega ning saadud üür on füüsilise isiku maksustatav tulu.

Seetõttu tasub eristada, kas eesmärk on hüvitada kodus töötamisega seotud tegelikud kulud või anda osa eluruumist ettevõtte kasutusse.

Kuidas arvestada käibemaksu?

Käibemaksu puhul on oluline, kelle nimele on arve väljastatud.

Kui töötaja tasub näiteks elektri- või internetiarve ise ning tööandja hüvitab talle kokkulepitud tööga seotud osa, ei saa ettevõte töötaja nimele väljastatud arvel olevat käibemaksu sisendkäibemaksuna maha arvata.

Kui teenuse leping ja arve on ettevõtte nimel, võib käibemaksukohustuslasel ettevõttel olla õigus ettevõtlusega seotud sisendkäibemaks maha arvata.

Kui teenust kasutatakse osaliselt isiklikuks otstarbeks, tuleb ka käibemaksuarvestuses erakasutusega arvestada.

Aga kodukontori remont?

Töötaja isikliku eluruumi remondi ja muude kinnisasjaga püsivalt seotud kulude puhul tasub olla eriti tähelepanelik.

Näiteks ruumi remont, püsivalt paigaldatud valgustid või kütteseadmed on seotud konkreetse kinnisasjaga ning nende maksukäsitlus erineb tavapäraste kodukontori jooksvate kulude hüvitamisest.

Seetõttu tasub suuremad töötaja isikliku kinnisvaraga seotud kulutused enne nende tegemist raamatupidajaga läbi arutada.

Kas kodukontori kulude hüvitamine on erisoodustus?

Kui tööandja hüvitab töötajale põhjendatud ja dokumentaalselt tõendatud tööga seotud kulud, ei ole tegemist erisoodustusega.

Kui tööandja tasub aga töötaja isiklikke eluasemekulusid, millel puudub seos töö tegemisega, võib tekkida erisoodustus.

Näiteks ei muutu kogu koduse elektriarve tasumine maksuvabaks lihtsalt seetõttu, et töötaja töötab osa ajast kodus.

Seetõttu on oluline määrata põhjendatud tööga seotud osakaal ja säilitada kuludokumendid.

Kodukontori kulude hüvitamise kontrollnimekiri

Enne kulude hüvitamist tasub üle kontrollida:

• kas kulu on seotud töö tegemisega;

• kas kulu on dokumentaalselt tõendatud;

• kas tööga seotud osa on võimalik põhjendada;

• kas erinevaid kulusid on hinnatud vastavalt nende tegelikule kasutusele;

• kas tööandja ja töötaja vahel on kokku lepitud, mida ja millises ulatuses hüvitatakse;

• kas käibemaksu puhul on arvestatud, kelle nimele on arve väljastatud.

Kokkuvõtteks

Kodukontori kulude maksuvaba hüvitamise puhul ei ole kõige olulisem üks kindel protsent, vaid see, et kulu oleks tööga seotud, dokumentaalselt tõendatud ja hüvitatav osa põhjendatud.

Elektri, kütte, vee, interneti ja teiste ühiste kulude puhul tuleb hinnata tööga seotud osa. Tööks vajalikud vahendid võib tööandja ise soetada.

Eriti tähelepanelik tasub olla töötaja isikliku kinnisvaraga seotud suuremate kulude ja käibemaksuarvestusega.

Kui soovid kodukontori kulude hüvitamise korrektselt korraldada või ei ole kindel, milliseid kulusid saab ettevõtlusega seotuks lugeda, võta SiSi Finantsitega ühendust.

SiSi Finantsid aitab leida sinu olukorrale sobiva lahenduse ja korraldada kulude arvestuse korrektselt.