Rahapesu tõkestamine – millised kohustused on raamatupidamisteenuse pakkujal?
Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise nõuded ei puuduta ainult panku ja finantsasutusi. Ka raamatupidamisteenuse pakkujad ning raamatupidamise või maksustamise valdkonnas nõustamisteenust pakkuvad isikud on seaduse mõttes kohustatud isikud.
See tähendab, et raamatupidamisettevõttel on kohustus oma klienti tunda, hinnata temaga seotud riske, jälgida ärisuhet ning vajadusel teavitada kahtlasest tegevusest Rahapesu Andmebürood.
Miks küsib raamatupidaja kliendilt andmeid?
Uue kliendisuhte alustamisel võib raamatupidaja küsida rohkem infot, kui ettevõtja esialgu raamatupidamise korraldamiseks vajalikuks peab.
See ei ole pelgalt teenusepakkuja enda soov. Raamatupidamisettevõte peab täitma rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadusest tulenevaid hoolsuskohustusi.
Seetõttu võib raamatupidaja vajada infot näiteks:
- kliendi ja tema esindaja kohta;
- esindusõiguse kohta;
- ettevõtte tegelike kasusaajate kohta;
- ettevõtte tegevuse ja ärisuhte eesmärgi kohta;
- vajaduse korral raha või vara päritolu kohta;
- tehingute ja koostööpartnerite kohta.
Vajaliku teabe ulatus sõltub muu hulgas kliendiga seotud riskidest.
Kliendi isikusamasus tuleb tuvastada
Üks põhilisi kohustusi on kliendi ning vajadusel tema esindaja isikusamasuse tuvastamine ja kontrollimine.
Juriidilise isiku puhul tuleb kontrollida ka ettevõtte olemasolu, esindusõigust ja muid vajalikke registriandmeid.
Oluline pole andmeid koguda ainult kliendisuhte alguses. Ärisuhte jooksul tuleb jälgida, et vajalik teave oleks ajakohane.
Tuleb teada ettevõtte tegelikku kasusaajat
Raamatupidamisteenuse pakkuja peab välja selgitama ka kliendiks oleva ettevõtte tegeliku kasusaaja.
Tegelik kasusaaja on füüsiline isik, kes ettevõtet lõppastmes omab või kontrollib. Ainult äriregistrisse kantud info vaatamisest ei pruugi alati piisata – teenusepakkuja peab rakendama mõistlikke meetmeid saadud teabe kontrollimiseks.
Keerukama omandistruktuuri korral võib seetõttu olla vaja küsida kliendilt täiendavaid dokumente või selgitusi.
Klientide riske tuleb hinnata
Kõik kliendid ja tehingud ei ole ühesuguse riskiga.
Raamatupidamisteenuse pakkuja peab hindama rahapesu ja terrorismi rahastamise riske ning rakendama hoolsusmeetmeid vastavalt riskitasemele.
Suuremat tähelepanu võivad vajada näiteks ebatavalise struktuuriga tehingud, keerukad omandisuhted, kõrgema riskiga riikidega seotud tegevus või tehingud, mille majanduslik eesmärk ei ole selge.
See ei tähenda automaatselt, et tegemist oleks millegi ebaseaduslikuga. Sellises olukorras võib teenusepakkujal aga olla kohustus asjaolusid põhjalikumalt kontrollida.
Ärisuhet ja tehinguid tuleb jälgida
Hoolsuskohustus ei lõpe pärast kliendilepingu sõlmimist.
Raamatupidamisteenuse pakkuja peab ärisuhte jooksul pöörama tähelepanu sellele, kas kliendi tegevus ja tehingud vastavad sellele, mida kliendi tegevusest ja riskiprofiilist teatakse.
Tähelepanu võivad vajada näiteks:
- ebatavalised või põhjendamatult keerulised tehingud;
- kliendi tavapärasest tegevusest oluliselt erinevad tehingud;
- ebaselge majandusliku eesmärgiga raha liikumine;
- ootamatud muutused ettevõtte tegevuses või omandistruktuuris.
Kahtlasest tegevusest tuleb teatada
Kui teenuse osutamise käigus tekib rahapesu või terrorismi rahastamise kahtlus, võib raamatupidamisteenuse pakkujal tekkida kohustus esitada teade Rahapesu Andmebüroole (RAB).
Oluline on teada, et sellise teate esitamisest ei tohi klienti teavitada.
Seetõttu ei pruugi raamatupidaja alati saada kliendile selgitada kõiki samme, mida ta seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks teeb.
Mis saab siis, kui klient vajalikku infot ei anna?
Kliendil on oluline roll selles, et raamatupidamisteenuse pakkuja saaks oma seadusest tulenevaid kohustusi täita.
Kui teenusepakkuja ei suuda kliendi, tema esindaja või tegeliku kasusaaja kohta vajalikku teavet tuvastada ja kontrollida, võib seadus keelata ärisuhte loomise või tehingu tegemise.
Olemasoleva kliendisuhte puhul võib vajaliku info andmisest keeldumine tuua kaasa ka lepingu lõpetamise.
Raamatupidamisettevõttel peavad olema sisemised reeglid
Rahapesu tõkestamine ei tähenda ainult kliendilt dokumentide küsimist.
Raamatupidamisteenuse pakkujal peavad olema oma tegevusele ja riskidele vastavad protseduurid, mis kirjeldavad muu hulgas:
- kuidas kliente ja tegelikke kasusaajaid tuvastatakse;
- kuidas hinnatakse klientide riske;
- kuidas ärisuhteid jälgitakse;
- kuidas vajalikku teavet ja dokumente säilitatakse;
- kuidas tegutsetakse kahtluse tekkimisel.
Nende nõuete eesmärk on tagada, et hoolsuskohustuse täitmine oleks ettevõttes süsteemne, mitte juhuslik.
Mida tähendab see raamatupidamisteenuse kliendi jaoks?
Ettevõtja jaoks tähendab see eelkõige seda, et raamatupidaja võib küsida dokumente ja selgitusi, mis ei tundu esmapilgul igapäevase raamatupidamisega seotud.
Näiteks võib raamatupidaja küsida täiendavat infot tehingu sisu, raha päritolu, tegeliku kasusaaja või koostööpartneri kohta.
Selliseid küsimusi ei tasu võtta umbusaldusena kliendi suhtes. Usaldusväärne raamatupidamisteenuse pakkuja peab teadma, kellega ta koostööd teeb, ning täitma seadusest tulenevaid kohustusi.
Kuidas valida turvaline ja professionaalne raamatupidamisteenus?
Kokkuvõtteks
Rahapesu tõkestamise nõuded on osa professionaalse raamatupidamisteenuse igapäevasest töökorraldusest.
Raamatupidamisteenuse pakkuja peab tundma oma klienti, tuvastama tegelikud kasusaajad, hindama riske, jälgima ärisuhet ning reageerima olukordadele, mis võivad viidata rahapesule või terrorismi rahastamisele.
Kliendi jaoks tähendab see eelkõige valmisolekut anda raamatupidajale vajalikku ja ajakohast teavet.
SiSi Finantsid peab oluliseks, et raamatupidamine oleks lisaks korrektsusele ka turvaliselt ja nõuetekohaselt korraldatud.
