10 küsimust, mida küsida enne raamatupidamisteenuse valimist
Raamatupidamisteenuse valikul ei tasu hinnata ainult hinda ja seda, kes deklaratsioonid õigeks ajaks esitab. Raamatupidaja puutub kokku ettevõtte finantsandmete, töötasude, lepingute, maksude, pangainfo ja muude tundlike andmetega. Seetõttu on sama olulised teenusepakkuja töökorraldus, turvalisus ja sisekontroll.
Hea raamatupidamispartner aitab hoida rahaasjad korras, annab ettevõtte finantsseisust selge ülevaate ning kasutab süsteeme ja tööprotsesse, mis vähendavad nii vigade kui ka pettuste riski.
Enne koostöö alustamist tasub läbi mõelda järgmised küsimused.
1. Kuidas on kaitstud ettevõtte raamatupidamisandmed?
Uuri, kuidas teenusepakkuja kaitseb dokumente, isikuandmeid ja ligipääse.
Tähelepanu tasub pöörata näiteks sellele:
- kas olulistes süsteemides kasutatakse mitmeastmelist autentimist;
- kuidas hoitakse ja edastatakse dokumente;
- kuidas hallatakse kasutajate ligipääsuõigusi;
- kas kasutajate tegevused on vajadusel jälgitavad;
- kuidas eemaldatakse ligipääsud töötaja lahkumisel või tööülesannete muutumisel.
Ligipääsud peaksid lähtuma põhimõttest, et inimesel on ainult need õigused, mida ta oma töö tegemiseks tegelikult vajab.
2. Kuidas ennetatakse arve- ja maksepettusi?
Raamatupidamises võib pettus seisneda näiteks võltsitud arves, muudetud pangakonto numbris või kellegi teise nimel saadetud maksekorralduses.
Seetõttu peaksid oluliste muudatuste kontrollimiseks olema kokkulepitud kindlad protseduurid.
Näiteks võib tarnija pangakonto muutmise korral olla mõistlik kontrollida muudatust sõltumatu kanali kaudu, mitte tugineda ainult saabunud e-kirjale.
Oluline on, et raamatupidamisbüroo töötajad oskaksid kahtlaseid olukordi märgata ja teaksid, kuidas nende korral tegutseda.
3. Kuidas on korraldatud maksete tegemine?
Juhatus peaks teadlikult otsustama, millised pangaõigused raamatupidajale antakse.
Turvaline töökorraldus võib olla selline, kus raamatupidaja valmistab maksed ette, kuid lõpliku kinnituse annab juhatuse liige või muu selleks volitatud isik.
Kui töökorraldus eeldab, et makseid kinnitab raamatupidamisbüroo, tasub kasutada täiendavaid kontrollimehhanisme, näiteks mitme inimese kinnitust.
Eesmärk on vältida olukorda, kus üks inimene saab makse nii ette valmistada kui ka kontrollita kinnitada.
4. Kuidas hallatakse ligipääsuõigusi?
Teenusepakkujal peaks olema selge ülevaade:
- kellel on ligipääs kliendi andmetele;
- millistele süsteemidele ja andmetele ligi pääsetakse;
- millised õigused on vaatamiseks ja millised muutmiseks;
- kuidas õigusi lisatakse, muudetakse ja eemaldatakse;
- kui sageli ligipääse üle vaadatakse.
Õiguste regulaarne ülevaatamine aitab vältida olukorda, kus kellelegi jäävad alles ligipääsud, mida ta enam ei vaja.
5. Kuidas hoitakse dokumente ja tehakse varukoopiaid?
Digitaalne raamatupidamine eeldab, et dokumentide säilitamine ja taastamine on läbimõeldud.
Küsi teenusepakkujalt:
- kus dokumente hoitakse;
- kuidas andmeid varundatakse;
- kuidas toimub andmete taastamine;
- kuidas dokumente turvaliselt jagatakse;
- mis juhtub tehnilise rikke või küberintsidendi korral.
Oluline ei ole ainult varukoopia olemasolu, vaid ka see, kas andmeid on vajadusel võimalik tegelikult taastada.
6. Kas raamatupidamisbürool on toimiv sisekontroll?
Hea raamatupidamisteenus ei tohiks sõltuda ainult ühe inimese tööharjumustest.
Tasub uurida, kas büroos on:
- ühtsed tööprotsessid ja juhendid;
- oluliste tööde kontrollimise kord;
- asendamise süsteem töötaja puhkuse või haigestumise korral;
- kvaliteedikontroll;
- vajadusel neljasilmaprintsiip.
See aitab vähendada inimlike vigade riski ning tagada teenuse järjepidevuse.
7. Kas suhtlus on kiire, selge ja proaktiivne?
Hea koostöö eeldab, et ettevõtja teab, kelle poole küsimustega pöörduda ja kui kiiresti võib vastust oodata.
Juba enne lepingu sõlmimist tasub küsida:
- kes on ettevõtte peamine kontaktisik;
- milliseid suhtluskanaleid kasutatakse;
- millised on tavapärased reageerimisajad;
- kuidas teavitatakse olulistest tähtaegadest ja muudatustest;
- kuidas lahendatakse kiireloomulised küsimused.
Hea raamatupidaja ei tegele ainult juba tekkinud probleemidega, vaid juhib vajadusel tähelepanu riskidele ja olulistele muudatustele aegsasti.
8. Kas raamatupidamine aitab ettevõtet ka juhtida?
Raamatupidamisest peaks olema ettevõtjale rohkem kasu kui ainult kohustuslike deklaratsioonide ja aruannete esitamine.
Hea finantspartner aitab:
- märgata kõrvalekaldeid ja riske;
- parandada tööprotsesse;
- automatiseerida korduvaid tegevusi;
- jälgida rahavoogusid;
- muuta finantsinfo ettevõtjale arusaadavaks.
Korras raamatupidamine loob aluse paremate juhtimisotsuste tegemiseks.
9. Kas kasutatakse kaasaegseid tööriistu?
Kaasaegne raamatupidamine võimaldab suure osa rutiinsest tööst automatiseerida.
Näiteks saab kasutada:
- e-arveid;
- ostudokumentide digiteerimist;
- pangatehingute automaatset sidumist;
- digitaalseid kinnitusringe;
- reaalajas aruandlust;
- digitaalseid dokumendihalduslahendusi.
Automatiseerimise eesmärk ei ole ainult aja kokkuhoid. Hästi üles ehitatud protsessid aitavad vähendada ka käsitsi sisestamisest tekkivaid vigu.
10. Mida teenuse hind tegelikult sisaldab?
Raamatupidamisteenuse pakkumisi võrreldes tasub vaadata kaugemale kuutasust.
Uuri, kas hinna sees on näiteks:
- igapäevane raamatupidamine;
- deklaratsioonide ja aruannete koostamine;
- kasutatav raamatupidamistarkvara;
- konsultatsioonid;
- sisekontroll ja kvaliteedikontroll;
- asendamine;
- dokumentide digitaalne haldamine;
- klienditugi.
Odavaim pakkumine ei pruugi olla kõige soodsam, kui osa vajalikest töödest tuleb hiljem eraldi juurde tellida.
Kokkuvõtteks
Raamatupidamisteenuse valikul tasub hinnata tervikut: erialast pädevust, turvalisust, töökorraldust, sisekontrolli, kasutatavaid süsteeme ja suhtluse kvaliteeti.
Professionaalne raamatupidamisbüroo ei tegele ainult dokumentide sisestamise ja aruannete esitamisega. Hea partner aitab luua süsteemi, kus finantsandmed on korras, ligipääsud läbimõeldud, maksed kontrollitud ning vajalik info ettevõtte juhtimiseks õigel ajal olemas.
Kui soovid arutada, milline raamatupidamislahendus sinu ettevõttele sobib, võta SiSi Finantsidega ühendust.
