E-arvete kasutamine muudab arvete saatmise ja vastuvõtmise kiiremaks ning vähendab käsitsi tehtavat tööd raamatupidamises. E-arve liigub struktureeritud kujul otse ühest süsteemist teise ning selle andmeid saab automaatselt töödelda.
Mis on e-arve?
E-arve on masintöödeldav arve, mille andmed on struktureeritud kujul ja mida saab infosüsteem automaatselt töödelda.
E-arvet ei tasu segi ajada e-postiga saadetud PDF-arvega. PDF-arve on küll elektrooniline dokument, kuid see ei ole e-arve, sest selle andmed ei liigu struktureeritud kujul automaatselt ühest süsteemist teise.
Allikas: Rahandusministeerium – raamatupidamise algdokumendid, arved ja e-arved
Kellele tuleb e-arve esitada?
Alates 1. juulist 2025 kehtib Eestis uus e-arvete esitamise kord. Kui raamatupidamiskohustuslane on märgitud äriregistris e-arve vastuvõtjaks, on tal õigus nõuda müüjalt soetatud kauba või teenuse eest e-arve esitamist.
See põhimõte ei puuduta ainult avalikku sektorit. E-arve vastuvõtjaks võivad end registreerida ka erasektori ettevõtted ja teised raamatupidamiskohustuslased.
Seaduse järgi eeldatakse, et e-arve on nõuetekohaselt vormistatud, kui see vastab Euroopa e-arveldamise standardile EN 16931-1. Tehingupartnerid võivad kokku leppida ka muu asjakohase standardi kasutamises.
Seda, kas ettevõte või organisatsioon võtab vastu e-arveid, saab kontrollida e-äriregistrist.
Allikad:
Riigi Teataja – raamatupidamise seadus § 7¹
e-Äriregister
Kuidas e-arvet koostada ja saata?
E-arve koostamiseks ja saatmiseks on mitu võimalust.
Kõige mugavam on kasutada raamatupidamis- või majandustarkvara, mis võimaldab e-arveid koostada ja saata. Sellisel juhul koostatakse arve tavapäraselt kasutatavas programmis ning saadetakse sealt e-arvena kliendile.
E-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks saab kasutada ka e-arve operaatori teenust. Rahandusministeerium toob Eestis tegutsevate operaatoritena välja näiteks:
-
Finbite;
-
Unifiedpost;
-
Telema;
-
Billberry;
-
e-arveldaja.
Sobiva lahenduse valikul tasub arvestada ettevõtte kasutatava raamatupidamistarkvara, arvete hulga ja vajalike lisateenustega.
Teenusepakkujate hinnad ja tingimused võivad muutuda, mistõttu tasub enne lahenduse valimist tutvuda nende kehtivate tingimustega.
Allikas: Rahandusministeerium – e-arved ja Eesti e-arvete operaatorid
E-arve saatmine e-arveldaja kaudu
Üks võimalus e-arvete koostamiseks ja saatmiseks on Registrite ja Infosüsteemide Keskuse e-arveldaja.
E-arveldaja kaudu saab avalikule sektorile e-arveid saata tasuta, piiramatus koguses ja tähtajatult, kui keskkonda kasutatakse riigiasutustele e-arvete koostamiseks ja saatmiseks ning muid raamatupidamiskandeid seal ei tehta.
E-arveldaja on liidestatud Eestis tegutsevate operaatoritega ning selle kaudu on võimalik saata e-arveid erinevate e-arve operaatorite klientidele.
E-arveldaja kasutamiseks tuleb keskkonnas sõlmida leping.
Allikas: Registrite ja Infosüsteemide Keskus – e-arvete saatmine
Kuidas e-arve saajani jõuab?
E-arve ei liigu tavaliselt e-kirja manusena. Arve andmed liiguvad struktureeritud kujul saatja süsteemist e-arvete võrgustiku kaudu saaja süsteemi.
Praktikas tähendab see, et ettevõte koostab arve oma raamatupidamisprogrammis või e-arvete keskkonnas ja saadab selle sealt välja. Saaja saab arve vastu oma kasutatavas süsteemis või e-arve operaatori kaudu.
Nii ei ole vaja arve põhiandmeid käsitsi ühest süsteemist teise sisestada.
Kuidas hakata e-arveid vastu võtma?
Kui ettevõte soovib e-arveid vastu võtta, tuleb valida selleks sobiv lahendus. E-arvete vastuvõtmist võib võimaldada juba ettevõtte kasutatav raamatupidamistarkvara või saab selleks kasutada e-arve operaatori teenust.
Kui ettevõte soovib, et talle esitataks e-arveid, edastatakse vastav info äriregistrile. Äriregistris märgitakse ettevõte e-arve vastuvõtjaks ning kuvatakse tema e-arve käitleja või muu vastuvõtukanali andmed.
Seetõttu tasub enne uue teenuse valimist kontrollida, milliseid e-arvete võimalusi olemasolev raamatupidamistarkvara juba pakub.
Allikad:
Riigi Teataja – raamatupidamise seadus § 7¹
Registrite ja Infosüsteemide Keskus – e-arve operaatori teenus
Miks e-arveid kasutada?
E-arvete kasutamine aitab automatiseerida arvete liikumist ja vähendada käsitsi tehtavat tööd.
E-arve puhul:
-
liiguvad arve andmed automaatselt ühest süsteemist teise;
-
väheneb vajadus andmeid käsitsi sisestada;
-
väheneb sisestusvigade võimalus;
-
arvete töötlemine muutub kiiremaks;
-
raamatupidamisprotsessi saab rohkem automatiseerida.
E-arvete kasutamine on eriti praktiline ettevõtetes, kus saadetakse või võetakse vastu suurem hulk arveid.
Kas PDF-arve asemel peab alati saatma e-arve?
Ei pea.
Üldjuhul lepivad tehingupartnerid masintöödeldava algdokumendi vormingu ja esitamise tingimused omavahel kokku, kui seadusest või muust õigusaktist ei tulene teisiti.
Kui ostja on aga äriregistris märgitud e-arve vastuvõtjaks, võib ta nõuda müüjalt e-arve esitamist.
Seetõttu tasub ettevõttel enne arve saatmist teada, millisel kujul klient arvet vastu võtab.
Allikas: Riigi Teataja – raamatupidamise seadus § 7¹
Kas e-arve saatmiseks on vaja eraldi programmi?
Mitte tingimata.
Paljud raamatupidamis- ja majandustarkvarad võimaldavad e-arveid saata ja vastu võtta otse programmist. Kui kasutatav tarkvara seda võimalust ei paku, saab kasutada e-arve operaatori teenust või näiteks RIK-i e-arveldajat.
Sobiv lahendus sõltub ettevõtte kasutatavast tarkvarast, arvete hulgast ja sellest, milliseid automatiseerimise võimalusi vajatakse.
Kokkuvõtteks
E-arved muudavad arvete liikumise kiiremaks ja aitavad vähendada käsitsi tehtavat tööd. Alates 1. juulist 2025 on äriregistris e-arve vastuvõtjaks märgitud raamatupidamiskohustuslasel õigus nõuda müüjalt e-arve esitamist.
Ettevõttel tasub üle vaadata, kas tema kasutatav raamatupidamistarkvara võimaldab e-arveid saata ja vastu võtta ning kas ettevõttel on otstarbekas registreerida end e-arve vastuvõtjaks.
Sobiva lahenduse valimine aitab muuta arvete liikumise ja raamatupidamise töökorralduse sujuvamaks.
