OÜ loodud — mis edasi? Esimesed sammud alustavale ettevõtjale

OÜ on registreeritud ja tahaksid juba esimeste klientidega tööle hakata. Enne tasub paika panna, kuidas liiguvad raha ja dokumendid, kes tegeleb raamatupidamisega ning millised kohustused sinu tegevusega kaasnevad.

Kõike ei pea korraga oskama. Järgmised sammud aitavad luua selge korra, millega on lihtsam alustada ja hiljem kasvada.

1. Hoia OÜ ja isiklikud rahaasjad lahus

Praktiline esimene samm on avada OÜ-le eraldi pangakonto. Kasuta seda klientide maksete vastuvõtmiseks ja äritegevusega seotud kulude tasumiseks.

OÜ kontol olev raha kuulub osaühingule. Ka siis, kui oled ainus omanik, peab endale tehtaval ülekandel olema selge alus, näiteks töötasu, dokumenteeritud kulude hüvitamine või laenu tagastamine.

Kui tasud mõne ärikulu eest isiklikult, hoia alles kuludokument ja anna tehingust raamatupidajale teada. Samuti lepi kokku, kuidas kajastada raha, mille kannad ise OÜ tegevuse alustamiseks selle kontole.

2. Korralda raamatupidamine esimestest tehingutest alates

Raamatupidamisega tasub alustada kohe, kui tekivad esimesed kulud või muud tehingud. Müügitulu puudumine ei tähenda, et raamatupidamise võib hilisemaks jätta.

Otsusta, kas korraldad raamatupidamist ise või kasutad teenusepakkuja abi. Ise tegemisel vajad lisaks tarkvarale teadmisi tehingute kajastamisest, dokumentidest ja aruandlusest.

Pane alguses paika:

• millist programmi kasutad;
• kes koostab müügiarved ja jälgib laekumisi;
• kuhu kogud ostuarved ja tšekid;
• kes jälgib deklaratsioonide ja aruannete tähtaegu.

Raamatupidamise korraldamine on juhatuse ülesanne. Ka teenuse sisseostmisel tuleb tagada, et vajalikud dokumendid ja selgitused jõuavad raamatupidajani.

3. Loo dokumentide kogumiseks lihtne süsteem

Vali arvetele, tšekkidele ja lepingutele kindel koht. Selleks võib olla raamatupidamisprogramm, dokumendihalduslahendus või raamatupidajaga kokku lepitud digikaust.

Pangaväljavõttest üksi ei pruugi piisata, et ostu sisu ja selle seost äritegevusega tõendada. Säilita ka ostu aluseks olev arve või muu sobiv dokument ning lisa vajadusel selgitus.

Näiteks märge „töövahendid” võib jääda liiga üldiseks. Täpsem selgitus aitab hiljem mõista, mida ostsid ja milleks seda kasutasid.

Raamatupidamise algdokumente tuleb üldjuhul säilitada seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil tehing raamatupidamises kajastati. Vali lahendus, kus dokumendid püsivad loetavad ja leitavad kogu säilitamisaja jooksul.

4. Kontrolli käibemaksukohustust enne esimesi tehinguid

OÜ asutamine ei muuda sind automaatselt käibemaksukohustuslaseks.

Üldjuhul tekib registreerimiskohustus siis, kui seaduses arvestatav Eestis tekkiv käive ületab kalendriaasta algusest 40 000 eurot. Piirmäära arvestus sõltub tehingute liigist ja käibe tekkimise kohast, mistõttu ei saa lähtuda lihtsalt kõigist kontole laekunud summadest.

Tähelepanu tasub pöörata ka välismaalt ostetud teenustele. Näiteks välisriigi teenusepakkujalt reklaami või elektroonilise teenuse ostmisel võib tekkida piiratud käibemaksukohustuslasena registreerimise kohustus juba teenuse saamise päevast, sõltumata müügitulu suurusest.

Seetõttu küsi enne esimese välismaise reklaami- või tarkvarateenuse ostmist, kas sellega kaasneb registreerimise ja maksude tasumise kohustus.

Loe lähemalt: millal tekib piiratud käibemaksukohustus?

5. Valmista ette esimese müügiarve koostamine

Enne esimese arve saatmist vali arvete koostamiseks sobiv lahendus ja kontrolli üle arvel kasutatavad andmed.

Arvelt peab olema arusaadav, kes kellele ja mille eest arve esitab. Kasuta selget kauba või teenuse kirjeldust ning lepi kliendiga kokku maksetähtpäev. Käibemaksu käsitlus sõltub sinu registreeringust ja konkreetsest tehingust.

Loo ka harjumus laekumisi jälgida. Saadetud arve ei tähenda veel, et raha on kontole jõudnud.

Loe lähemalt: mida peab korrektne arve sisaldama?

6. Mõtle läbi enda ja töötajate tasustamine

Kui hakkad ise OÜ-s töötama või võtad tööle esimese töötaja, selgita enne välja, milline leping ja tasustamisviis töö sisuga sobib.

Omanikuks olemine, juhatuse ülesannete täitmine ja igapäevase töö tegemine on erinevad rollid. Seetõttu tasub enda tasustamine raamatupidajaga läbi arutada, mitte teha OÜ kontolt ülekandeid vastavalt isiklikule rahavajadusele.

Töölepingu alusel tööle asuv töötaja tuleb töötamise registris registreerida enne tööle asumist. Enda puhul sõltub registreerimise vajadus samuti sellest, millist tööd teed ja millisel alusel.

7. Pane paika tähtajad ja jälgi raha seisu

Lepi raamatupidajaga kokku, millal saadad dokumendid ja annad teada tasude väljamaksmisest või muudest olulistest tehingutest. Vajalikud deklaratsioonid sõltuvad sinu tegevusest, väljamaksetest ja maksukohustuslase staatusest.

Majandusaasta aruanne tuleb OÜ-l esitada ka siis, kui müügitulu ei olnud või tegevust ei toimunud. Üldjuhul on esitamise tähtaeg kuus kuud pärast majandusaasta lõppu. Kalendriaastaga kattuva majandusaasta puhul tähendab see järgmise aasta 30. juunit. Esimese aruande tähtaega kontrollides vaata üle oma esimese majandusaasta lõppkuupäev.

Lisaks tähtaegadele jälgi regulaarselt:

• kui palju raha on kasutada;
• millised kliendiarved on laekumata;
• millised maksed ja maksud on peagi tulemas.

Nii saad paremini hinnata, kas uue ostu või kohustuse võtmiseks jätkub raha.

Loe lähemalt: majandusaasta aruande esitamine.

Alusta selge plaaniga

Alustava OÜ rahaasju on lihtsam korraldada, kui esimestest tehingutest alates on olemas kindel süsteem. Eraldi rahaasjad, korras dokumendid ja teadmine oma kohustustest aitavad vältida hilisemat segadust.

SiSi Finantsid aitab valida sobiva raamatupidamislahenduse ja seada sisse igapäevase töökorralduse. Tutvu alustava ettevõtte raamatupidamisteenusega või broneeri tasuta 15-minutiline konsultatsioon, et arutada läbi oma esimesed sammud.