Korrektselt vormistatud arve on raamatupidamise üks olulisemaid dokumente. Arve põhjal kajastatakse ettevõtte tehinguid raamatupidamises ning käibemaksukohustuslasel võib sellest sõltuda ka õigus sisendkäibemaksu maha arvata.
Kõikidele dokumentidele ei kehti aga täpselt samad nõuded. Oluline on eristada raamatupidamise algdokumenti, käibemaksuarvet ja lihtsustatud arvet.
Mis on raamatupidamise algdokument?
Iga raamatupidamiskande aluseks peab olema majandustehingut tõendav dokument. Arve on üks tavalisemaid algdokumente, kuid algdokumendiks võib olla ka muu dokument, mis võimaldab tehingu toimumist usaldusväärselt tõendada.
Oluline on, et dokumendist oleks võimalik aru saada:
- millal tehing toimus;
- mis oli tehingu majanduslik sisu;
- millised olid tehingu arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa;
- kes olid tehingu osapooled.
Dokument peab võimaldama tehingut vajadusel hiljem kontrollida ja tõendada.
Mida peab sisaldama käibemaksuarve?
Kui müüja on käibemaksukohustuslane ja tehingu kohta tuleb väljastada käibemaksuseaduse nõuetele vastav arve, on nõuded täpsemad.
Käibemaksuarvel peavad üldjuhul olema muu hulgas:
- arve number ja väljastamise kuupäev;
- müüja nimi, aadress ja käibemaksukohustuslasena registreerimise number;
- ostja nimi ja aadress;
- vajadusel ostja käibemaksukohustuslasena registreerimise number;
- kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;
- kauba kogus või teenuse maht;
- tehingu kuupäev, kui see erineb arve väljastamise kuupäevast;
- kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta;
- kohaldatav käibemaksumäär;
- tasumisele kuuluv käibemaksusumma.
Teatud tehingute puhul tuleb arvele lisada ka täiendav viide – näiteks pöördmaksustamise, maksuvaba käibe, nullmääraga maksustamise või mõne erikorra rakendamisel.
Miks on ostja õiged andmed olulised?
Ettevõtte nimele tehtud ostu puhul tasub alati kontrollida, et arvel oleksid õiged ostja andmed.
See on eriti oluline käibemaksukohustuslasest ettevõttele. Sisendkäibemaksu mahaarvamise aluseks on üldjuhul nõuetekohane arve ning MTA rõhutab, et teise isiku või eraisiku nimele väljastatud arve alusel sisendkäibemaksu maha arvata ei saa.
Seetõttu tasub ettevõtte nimel ostu tehes veenduda juba arve väljastamisel, et ostja andmed oleksid õiged.
Kui arvel on vale ettevõtte nimi või muud puudused, tasub pöörduda müüja poole ja paluda arve parandada.
Loe ka: Vale ettevõtte nimi tšekil – kas käibemaksu saab tagasi?
Mis on lihtsustatud arve?
Kõik arved ei pea sisaldama tavapärase käibemaksuarve kõiki andmeid. Käibemaksuseadus lubab teatud juhtudel kasutada lihtsustatud arvet.
Lihtsustatud arve võib olla näiteks:
- reisijateveo teenuse arve;
- parkimisautomaadi väljatrükk;
- automaattankla makseterminali väljatrükk;
- muu samalaadse automaadi kaudu väljastatud arve.
Seejuures ei tohi arvel olev summa ületada 160 eurot ilma käibemaksuta.
Lihtsustatud arvel peavad olema vähemalt:
- arve väljastamise kuupäev;
- müüja nimi ja käibemaksukohustuslasena registreerimise number;
- kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;
- maksustatav summa;
- tasumisele kuuluv käibemaksusumma.
Sisendkäibemaksu mahaarvamiseks peab ostja märkima lihtsustatud arvele ka oma nime ja käibemaksukohustuslasena registreerimise numbri.
Kas poe tšekk on lihtsustatud arve?
Ei, mitte automaatselt.
See on praktikas üks sagedasemaid eksiarvamusi.
MTA selgitab, et kaupluse tavalisest või iseteeninduskassast saadud tšekk ei ole käibemaksuseaduse mõttes lihtsustatud arve. Samuti ei ole lihtsustatud arve tavalisest tanklast saadud tšekk.
Kui ettevõte vajab sellise ostu kohta nõuetekohast käibemaksuarvet, tuleks see müüjalt küsida.
Mis saab siis, kui arvel on viga?
Kõige mõistlikum on arve vead parandada enne dokumendi raamatupidamisse andmist.
Kontrollida tasub eelkõige:
- kas müüja ja ostja andmed on õiged;
- kas tehingu sisu on arusaadav;
- kas summad ja käibemaks on õigesti kajastatud;
- kas arve number ja kuupäev on olemas;
- kas vajadusel on lisatud nõutavad käibemaksualased viited.
Kui arvel puuduvad nõutavad andmed või need on valed, tuleks paluda müüjal väljastada parandatud dokument.
Eriti oluline on see sisendkäibemaksu mahaarvamisel, sest selle aluseks peab üldjuhul olema käibemaksuseaduse nõuetele vastav arve.
Kui kiiresti tuleb arve väljastada?
Käibemaksukohustuslane peab käibemaksuseaduses sätestatud juhtudel arve üldjuhul väljastama seitsme kalendripäeva jooksul alates kauba ostjale lähetamisest või kättesaadavaks tegemisest või teenuse osutamisest.
Ettevõtte enda jaoks on samuti kasulik arved võimalikult kiiresti raamatupidamisse edastada. Nii püsib finantsülevaade ajakohane ning puuduvad või vigased dokumendid saab kiiresti välja selgitada.
Arvete säilitamine
Arved on osa ettevõtte raamatupidamisdokumentatsioonist ning neid tuleb nõuetekohaselt säilitada.
Käibemaksukohustuslane peab väljastatud arvete koopiad ning saadud kaupade ja teenuste arved säilitama seitse aastat. Elektroonilise arve puhul tuleb arvel olev info säilitada algsel kujul ehk elektrooniliselt.
Digitaalne dokumendihaldus muudab arvete säilitamise, leidmise ja raamatupidajale edastamise oluliselt lihtsamaks.
Kokkuvõtteks
Korrektselt vormistatud arve aitab tagada, et ettevõtte tehingud saavad raamatupidamises õigesti kajastatud ning vajalikud dokumendid on hiljem kontrollitavad.
Eriti tasub tähelepanu pöörata käibemaksuarvetele. Vale ostja, puuduvad andmed või nõuetele mittevastav tšekk võivad mõjutada sisendkäibemaksu mahaarvamise õigust.
Seetõttu on kõige lihtsam kontrollida arve andmed üle kohe selle saamisel ja lasta vead vajadusel müüjal parandada.
SiSi Finantsid aitab hoida ettevõtte raamatupidamise korras ning nõustab, kui tekib küsimusi arvete, kuludokumentide või käibemaksu arvestamise kohta.
