Mida ja millal raamatupidajale saata?

Raamatupidaja saab aidata rahaasjad korras hoida siis, kui vajalikud dokumendid ja selgitused jõuavad temani õigel ajal. Alustajana ei pruugi aga kohe teada, millest piisab ja millist infot veel vaja läheb.

Kõige lihtsam on leppida juba koostöö alguses kokku, kuhu dokumendid kogud, millal need edastad ja millistest tehingutest eraldi teada annad.

Milliseid dokumente raamatupidaja vajab?

Vajalik info sõltub sinu tegevusest, kuid tavaliselt tuleb tagada raamatupidajale ligipääs järgmistele dokumentidele.

Dokumendid või andmed	Mida tähele panna?
Müügiarved ja kreeditarved	Ka tasumata arved peavad jõudma raamatupidamisse.
Ostuarved ja tšekid	Lisa vajadusel selgitus, milleks ostu kasutati.
Pangakontode väljavõtted	Arvesse tuleb võtta kõiki OÜ kasutatavaid kontosid, sealhulgas makseasutustes olevaid kontosid.
Makseplatvormide aruanded	Näiteks e-poe maksed, teenustasud ja klientidele tehtud tagastused.
Sularahatehingute dokumendid	Anna teada ka sularahas saadud või tasutud summadest.
Olulised lepingud	Näiteks laenu-, liisingu- ja rendilepingud.
Töötasude arvestuse info	Kokkulepitud tasud, tööaeg, puudumised ja muud arvestust mõjutavad muudatused.
Omaniku tehtud tehingute info	Enda rahast tasutud ärikulud, OÜ-le antud laenud ja muud omaniku ning OÜ vahelised arveldused.

Kui andmed liiguvad programmist või pangast automaatselt, ei pruugi neid olla vaja eraldi saata. Leppige kokku, milline info on raamatupidajale juba nähtav ja mida tuleb sul juurde lisada.

Kas pangaväljavõttest piisab?

Pangaväljavõte näitab, kellele ja kui palju maksti, kuid sageli ei selgu sellest, mida osteti ja kuidas ost äritegevusega seostub.

Seetõttu säilita ka arve või muu tehingut tõendav dokument. Raamatupidamise algdokumendist peab olema võimalik aru saada tehingu sisust, ajast ja summast.

Näiteks makse kirjeldus „kaardimakse kaupluses” ei selgita, kas ostsid töövahendeid või midagi isiklikku.

Loe lähemalt: mida peab korrektne arve sisaldama?

Lisa ostule vajadusel lühike selgitus

Raamatupidaja ei pruugi arve põhjal teada, millise töö või projektiga ost seotud oli.

Kasulik selgitus on näiteks:

• „Kaamera klienditööde pildistamiseks.”
• „Tarkvara igakuine tellimus projektide haldamiseks.”
• „Tasusin selle OÜ ostu isikliku pangakaardiga.”

Kui ostu kasutatakse osaliselt eraviisiliselt, anna ka sellest teada. Nii saab õige käsitluse kohe läbi mõelda.

Millal dokumendid saata?

Dokumentide esitamise kuupäev lepitakse kokku raamatupidajaga. Kõigile klientidele ei kehti üks ühine dokumentide saatmise tähtaeg.

Praktiline harjumus on edastada ostudokumendid kohe pärast ostu või vähemalt kord nädalas. Kuu lõpus kontrolli, kas midagi on puudu.

Ära oota dokumentidega maksudeklaratsiooni tähtpäevani. Enne esitamist vajab raamatupidaja aega andmete kontrollimiseks ja küsimuste lahendamiseks. Näiteks TSD esitatakse üldjuhul väljamakse tegemisele järgneva kuu 10. kuupäevaks.

Millest tasub teada anda juba enne tehingut?

Mõnest plaanist on kasulik rääkida enne raha liigutamist. Võta raamatupidajaga ühendust näiteks siis, kui:

• hakkad endale või töötajale esimest korda tasu maksma;
• ostad välismaalt reklaami või tarkvarateenust;
• võtad laenu või sõlmid liisingulepingu;
• plaanid suuremat varaostu;
• soovid katta OÜ kaudu kulu, mille ärilises seoses sa pole kindel.

Nii saad vajalikud dokumendid ja maksukäsitluse aegsasti paika panna.

Mida teha, kui dokument on kadunud?

Küsi müüjalt arve või tšeki koopiat. Kui seda ei õnnestu saada, anna raamatupidajale teada, mis ostuga oli tegemist ja millised tõendid sul olemas on.

Ära jäta tehingut lihtsalt selgitamata. Sobiv lahendus sõltub konkreetsest olukorrast.

Lihtne kontroll enne kuu lõpetamist

Vaata üle, kas kõik müügi- ja ostuarved on kättesaadavad, isiklikult tasutud ärikulud märgitud ning ebatavalised tehingud selgitatud. Anna teada ka uutest kontodest, lepingutest ja töötasudega seotud muudatustest.

SiSi Finantsid aitab juba koostöö alguses kokku leppida mugava dokumentide liikumise korra. Tutvu alustava ettevõtte raamatupidamisteenusega või broneeri tasuta 15-minutiline konsultatsioon.