Ettevõtte töötaja teeb tööga seotud ostu, kasutab poes või tanklas kliendikaarti ning annab tšeki raamatupidamisse. Hiljem selgub aga, et tšekile on märgitud hoopis teise ettevõtte nimi.
Kas selliselt tšekilt saab sisendkäibemaksu maha arvata?
Lühike vastus on ei. Kui arve või tšekk on väljastatud teise ettevõtte nimele, ei saa sinu ettevõte selle dokumendi alusel sisendkäibemaksu maha arvata. Maksu- ja Tolliamet toob samuti välja, et teise isiku, sealhulgas teise ettevõtte või eraisiku nimele väljastatud arve alusel sisendkäibemaksu maha arvata ei saa.
Miks on arvel õige ettevõtte nimi oluline?
Sisendkäibemaksu mahaarvamise aluseks peab üldjuhul olema käibemaksuseaduse nõuetele vastav arve.
Arvel peab muu hulgas olema märgitud kauba soetaja või teenuse saaja nimi. See tähendab, et kui ostu teeb ettevõte A, kuid kliendikaardi kasutamise tõttu väljastatakse arve ettevõtte B nimele, ei ole ettevõttel A korrektset dokumenti sisendkäibemaksu mahaarvamiseks.
Praktikas võib selline olukord tekkida väga lihtsalt. Näiteks kasutab töötaja tanklas teise ettevõtte kliendikaarti, sest sellega kaasneb soodustus. Kütus ostetakse küll oma ettevõtte tarbeks ja ostu eest tasub oma ettevõte, kuid tšekile või arvele jõuab kliendikaardiga seotud teise ettevõtte nimi.
Raamatupidamise seisukohalt tekitab see probleemi: teise ettevõtte nimele väljastatud arve alusel ei saa sisendkäibemaksu maha arvata.
Kas tšekk võib olla lihtsustatud arve?
Siin tekib sageli küsimus, kas tšekki võiks käsitleda lihtsustatud arvena.
Käibemaksuseaduse § 37 lg 9 järgi võib lihtsustatud arve väljastada juhul, kui arvel olev summa ei ületa 160 eurot ilma käibemaksuta ning tegemist on:
- reisijateveo teenusega;
- parkimisautomaadi väljatrükiga;
- automaattankla makseterminali väljatrükiga;
- muu samalaadse aparaadi väljatrükiga.
Lihtsustatud arve puhul ei pea ostja andmed olema arve väljastamise hetkel dokumendile kantud. Arve saanud käibemaksukohustuslane peab sellele ise märkima oma nime ja käibemaksukohustuslasena registreerimise numbri.
Millised andmed peavad lihtsustatud arvel olema?
Käibemaksuseaduse § 37 lg 10 järgi peab lihtsustatud arvel olema vähemalt:
- arve väljastamise kuupäev;
- müüja nimi ja käibemaksukohustuslasena registreerimise number;
- kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;
- maksustatav summa;
- tasumisele kuuluv käibemaksusumma.
Ostja peab lisama arvele oma ettevõtte nime ja käibemaksukohustuslasena registreerimise numbri.
Kas tavaline poe tšekk on lihtsustatud arve?
Ei ole.
Maksu- ja Tolliamet rõhutab, et kaupluse kassaaparaadist või iseteeninduskassast saadud tšekki ei saa käsitleda lihtsustatud arvena. Kaupluses on võimalik pöörduda infotöötaja, administraatori või muu töötaja poole ning saada ostu kohta nõuetekohane arve.
Sama põhimõte kehtib tavalise teenindusega tankla puhul: tavalisest tanklast saadud tšekk ei ole automaatselt lihtsustatud arve.
Automaattankla makseterminali väljatrükk võib seevastu olla lihtsustatud arve, kui täidetud on seaduses sätestatud tingimused, sealhulgas 160-eurone piirmäär ilma käibemaksuta.
Mida teha, kui tšekile tuleb vale ettevõtte nimi?
Kõige lihtsam lahendus on probleem juba enne ostu ära hoida.
Kui ettevõtte töötajad kasutavad regulaarselt mõne tankla, kaupluse või muu teenusepakkuja kliendikaarti, tuleks vormistada kliendikaart selle ettevõtte nimele, kes tegelikult kulusid kannab ja arved oma raamatupidamisse võtab.
Nii jõuavad arvele automaatselt õiged ettevõtte andmed ning hiljem ei teki küsimust, kas sisendkäibemaksu võib maha arvata.
Kui kliendikaart on seotud teise ettevõttega, tasub enne ostude jätkamist kliendikaardi andmed õigeks muuta või vormistada oma ettevõttele eraldi kaart.
Näide
OÜ Maasikas töötaja tangib ettevõtte autot. Tankimisel kasutab ta OÜ Mustikas kliendikaarti, kuna selle kaardiga saab kütuselt soodustust.
Tankimise eest tasub OÜ Maasikas, kuid väljastatud arvele märgitakse kliendikaardi tõttu ostjaks OÜ Mustikas.
Sellisel juhul ei saa OÜ Maasikas selle arve alusel sisendkäibemaksu maha arvata, sest arve on väljastatud teise ettevõtte nimele.
Probleemi vältimiseks peaks OÜ Maasikas kasutama enda ettevõtte nimele vormistatud kliendikaarti.
Kokkuvõte: kontrolli enne tšeki raamatupidamisse saatmist ettevõtte nime
Kui ettevõtte kuludega seotud ostudel kasutatakse kliendikaarte, tasub üle kontrollida, millise ettevõtte nimele kaart on registreeritud.
Vale ettevõtte nimega arve võib tähendada, et sisendkäibemaksu ei ole võimalik maha arvata. Eriti tähelepanelik tasub olla tanklate ja teiste kohtade puhul, kus kliendikaardi andmed jõuavad automaatselt arvele.
Hea rusikareegel on lihtne: ettevõtte ostude tegemiseks kasuta selle sama ettevõtte nimele vormistatud kliendikaarti.
Korduma kippuvad küsimused
Kas teise ettevõtte nimele väljastatud arvelt saab käibemaksu tagasi küsida?
Ei. Teise isiku või ettevõtte nimele väljastatud arve alusel ei saa ettevõte sisendkäibemaksu maha arvata.
Kas tavaline poetšekk on lihtsustatud arve?
Ei. Kaupluse kassa või iseteeninduskassa tšekk ei ole lihtsustatud arve. Vajadusel tuleb küsida nõuetekohane arve.
Kas tankla tšekk on lihtsustatud arve?
Automaattankla makseterminali väljatrükk võib olla lihtsustatud arve, kui seaduses sätestatud tingimused on täidetud. Tavalise tankla tšekk lihtsustatud arve ei ole.
Kui suur võib lihtsustatud arve olla?
Lihtsustatud arve summa ei tohi ületada 160 eurot ilma käibemaksuta.
Mida teha, kui kliendikaardi tõttu tuleb arvele vale ettevõtte nimi?
Kõige mõistlikum on vormistada kliendikaart selle ettevõtte nimele, kes ostu teeb ja kulu oma raamatupidamises kajastab. Nii jõuavad arvele õiged ettevõtte andmed.
Kasulikud viited
Kui soovid teema kohta täpsemalt lugeda, vaata ka Maksu- ja Tolliameti ning Riigi Teataja juhiseid:
- MTA: Lihtsustatud arve väljastamine – millal võib kasutada lihtsustatud arvet, millised andmed peavad arvel olema ning millal tavaline tšekk lihtsustatud arveks ei sobi.
- MTA: Sisendkäibemaksu mahaarvamise alus ja tingimused – selgitab muu hulgas, miks teise isiku või ettevõtte nimele väljastatud arve alusel sisendkäibemaksu maha arvata ei saa.
- Käibemaksuseadus § 37 – Arved – arvele esitatavad nõuded ning lihtsustatud arve tingimused.
Praktiline soovitus: kui ettevõtte töötajad kasutavad ostude tegemisel kliendikaarte, kontrollige üle, et need oleksid registreeritud õige ettevõtte nimele. Nii väldite olukorda, kus kulu on ettevõtlusega seotud, kuid vale nimega arve tõttu ei saa sisendkäibemaksu maha arvata.
