Kuidas aitab eelarve ettevõtet paremini juhtida?

Eelarve ei ole lihtsalt tabel prognoositud tulude ja kuludega. Hästi koostatud eelarve aitab planeerida raha kasutamist, hinnata ettevõtte võimalusi ning märgata võimalikke probleeme enne, kui need hakkavad igapäevast tegevust mõjutama.

Kõige rohkem kasu on eelarvest siis, kui seda ei koostata ainult kord aastas, vaid võrreldakse regulaarselt tegelike tulemustega.

Miks on eelarve koostamine oluline?

Eelarve aitab muuta ettevõtte eesmärgid konkreetseteks numbriteks.

Selle abil saab hinnata:

• kui suurt müügitulu on eesmärkide saavutamiseks vaja;
• millised kulud on vältimatud;
• kui palju raha jääb investeeringuteks;
• kas ettevõttel jätkub kohustuste täitmiseks piisavalt raha;
• kuidas mõjutavad erinevad otsused ettevõtte kasumlikkust ja rahavoogu.

Ilma eelarveta võib ettevõtte tulemust hinnata alles tagantjärele. Eelarve võimaldab aga ette vaadata ja vajadusel varem reageerida.

Millest eelarve koostamist alustada?

Eelarve koostamine võiks alata eesmärkidest.

Kas soov on kasvatada müüki, parandada kasumlikkust, teha uus investeering, palgata töötaja või hoopis vähendada kulusid?

Seejärel saab koostada realistliku tulude ja kulude prognoosi.

Tulude prognoos

Tulude planeerimisel tasub lähtuda võimalikult realistlikest eeldustest.

Arvesse võiks võtta näiteks:

• varasemate perioodide müügitulemusi;
• olemasolevaid lepinguid ja tellimusi;
• hooajalisust;
• hinnamuutusi;
• klientide arvu ja keskmist ostu;
• planeeritavaid uusi tooteid või teenuseid.

Liiga optimistlik müügiprognoos võib jätta mulje, et ettevõttel on rohkem raha kasutada, kui tegelikult tekib.

Millised kulud tuleks eelarvesse lisada?

Kulude planeerimisel tasub eristada vähemalt püsi- ja muutuvkulusid.

Püsikulud on näiteks:

• töötasud ja tööjõumaksud;
• rent;
• tarkvara ja muud püsivad teenused;
• kindlustus;
• raamatupidamisteenus;
• laenu- ja liisingumaksed.

Muutuvkulud sõltuvad rohkem ettevõtte tegevusmahust. Nende hulka võivad kuuluda näiteks materjalid, transport, alltöövõtt, müügiga seotud kulud ja osa turunduskuludest.

Lisaks tavapärastele kuludele tasub eelarves arvestada maksude, investeeringute ja ootamatute väljaminekutega.

Eelarve ja rahavoog ei ole sama asi

Kasumlik ettevõte võib sattuda makseraskustesse, kui raha ei laeku õigel ajal.

Seetõttu tasub eelarve kõrval jälgida ka rahavoogu.

Näiteks võib müük olla tehtud jaanuaris, kuid klient tasub arve alles märtsis. Samal ajal tuleb töötasud, maksud ja tarnijate arved tasuda varem.

Kasumiarvestuses võib ettevõtte tulemus olla hea, kuid pangakontol ei pruugi kohustuste tasumiseks vajalikku raha veel olla.

Seetõttu annab eelarve koos rahavoo prognoosiga ettevõtte finantsolukorrast palju parema pildi.

Eelarve koostamisest üksi ei piisa

Eelarve tegelik väärtus tekib siis, kui planeeritud numbreid võrreldakse regulaarselt tegelike tulemustega.

Näiteks kord kuus tasub vaadata:

• kas müügitulu vastab plaanile;
• millised kulud on eelarvest suuremad või väiksemad;
• miks kõrvalekalded tekkisid;
• kuidas on muutunud kasumlikkus;
• milline on lähikuude rahavajadus.

Kõrvalekalle eelarvest ei tähenda tingimata probleemi. Oluline on mõista, miks see tekkis ja mida see ettevõtte jaoks tähendab.

Mida teha, kui tegelikud tulemused erinevad eelarvest?

Eelarve ei pea olema aasta alguses lukku pandud dokument.

Kui olukord muutub, tasub ka prognoose korrigeerida.

Näiteks kui müük jääb plaanitust väiksemaks, saab varakult hinnata, kas mõnda kulu tuleks edasi lükata või vähendada. Kui müük kasvab oodatust kiiremini, võib tekkida vajadus täiendava tööjõu, varude või muu finantseerimise järele.

Regulaarne prognoosi uuendamine aitab otsuseid teha enne, kui probleem või rahavajadus on juba käes.

Eelarve aitab teha teadlikumaid otsuseid

Eelarvest on abi ka suuremate otsuste tegemisel.

Enne uue töötaja palkamist, investeeringu tegemist või uue teenuse käivitamist saab läbi arvutada, kuidas otsus mõjutab ettevõtte kulusid, kasumit ja rahavoogu.

See aitab vastata näiteks küsimustele:

• Kas meil on võimalik uus töötaja palgata?
• Kui palju peab müük kasvama, et investeering ära tasuks?
• Milliseid kulusid saame suurendada?
• Kui kaua jätkub olemasolevast rahast?
• Kui palju saame endale lubada investeerimist?

Nii muutub eelarve lihtsalt numbrite kogumist praktiliseks juhtimisvahendiks.

Milliseid näitajaid tasub koos eelarvega jälgida?

Ainult käibe jälgimisest ei piisa.

Olenevalt ettevõtte tegevusest tasub regulaarselt vaadata näiteks:

• müügitulu;
• brutokasumit ja kasumimarginaali;
• tööjõukulusid;
• püsikulusid;
• ärikasumit;
• nõuete ja kohustuste suurust;
• raha jääki ja prognoositavat rahavoogu.

Sobivad näitajad sõltuvad ettevõtte tegevusest ja eesmärkidest. Oluline on valida mõned näitajad, mis annavad otsuste tegemiseks päriselt vajalikku infot.

Kui sageli peaks eelarvet üle vaatama?

Enamiku ettevõtete puhul on mõistlik võrrelda eelarvet tegelike tulemustega vähemalt kord kuus.

Kiiresti muutuvas olukorras võib rahavoogu olla vaja jälgida veel sagedamini.

Oluline on järjepidevus. Kui kõrvalekaldeid märgatakse alles aasta lõpus, ei ole enam võimalik aasta jooksul tehtud otsuseid muuta.

Kokkuvõtteks

Hea eelarve aitab näha ette, kuhu ettevõtte raha läheb ja millised võimalused või riskid võivad ees oodata.

Eelarve annab kõige rohkem väärtust siis, kui:

• prognoosid põhinevad realistlikel eeldustel;
• eelarve kõrval jälgitakse rahavoogu;
• tegelikke tulemusi võrreldakse regulaarselt plaaniga;
• kõrvalekallete põhjuseid analüüsitakse;
• prognoosi muudetakse koos ettevõtte olukorraga.

Eesmärk ei ole ennustada tulevikku sendi täpsusega. Eelarve eesmärk on anda piisavalt hea ülevaade, et finantsotsuseid saaks teha õigel ajal ja läbimõeldult.

Kui soovid ettevõtte eelarve, rahavoo või finantsprognooside koostamisel tuge, tutvu SiSi Finantside finantsjuhtimise teenusega või võta meiega ühendust.

SiSi Finantsid on kaasamõtlev koostööpartner, kes aitab numbritest saada juhtimiseks vajaliku selge ülevaate.